Conservazione

AgID definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione. Si tratta delle definizioni di natura e funzione del sistema, modelli organizzativi, ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti, descrizione del processo.

Le indicazioni di dettaglio delle regole tecniche sono raccolte in specifici allegati che ampliano il quadro di riferimento dell’attività di conservazione.

In particolare:

• Glossario/Definizioni

• Formati

• Standard e Specifiche tecniche

• Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione

• Metadati

A partire dall'11 ottobre 2015 le Pubbliche Amministrazioni sono tenute, in base all'articolo 7, comma 5 delle Regole tecniche per il Protocollo informatico, ad inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva. A tal proposito, sono d

isponibili Istruzioni per la produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo.

Il 10 dicembre 2015 sono state pubblicate le linee guida sulla conservazione dei documenti informatici, tale documento, indirizzato in particolare alle P.A., è da intendersi come documento dinamico attualmente in fase di sviluppo. Osservazioni e contributi possono essere inviati alla casella di posta elettronicaforum_conservatori@agid.gov.it(link sends e-mail), entro e non oltre il 22 gennaio 2016. La settimana successiva sarà pubblicata la versione definitiva del documento.

Riferimento alla normativa

Il Codice dell’amministrazione digitale, d’ora in poi denominato CAD, D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, all’art. 40, rubricato “Formazione di documenti informatici”, introduce un innovativo e fondamentale precetto: “Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71”. La norma richiamata stabilisce un preciso obbligo: i documenti delle pubbliche amministrazioni devono essere prodotti esclusivamente in modalità informatica. La dematerializzazione dei flussi documentali all’interno delle pubbliche amministrazioni non rappresenta solo un’opportunità o un percorso volto al raggiungimento di livelli di maggior efficienza, efficacia, trasparenza, semplificazione e partecipazione, ma rappresenta anche un preciso ed improrogabile precetto normativo.